Protocol inzake de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bij RRAF NL
1 persoonlijke gegevens:
Deze betreffen de gegevens van individuele personen die aan de hand van die data kunnen worden geïdentificeerd. De identificatie kan plaats vinden aan de hand van alleen deze informatie of in combinatie met data in het bezit of verkrijgbaar door de data controller. Bij de RRAF fungeert de secretaris in de praktijk als de datacontroller.
De verwerking van persoonlijke gegevens vindt plaats volgens de voorschriften van de AVG
2 controle
Het bestuur van de RRAF en in het bijzonder de secretaris (email contact rrafsecretaris@gmail.com) is verantwoordelijk voor de data controlling.
Dit betekent dat het bestuur beslist hoe uw persoonlijke gegevens worden verwerk en voor welke doeleinden.
3 verwerking van persoonlijke Gegevens
De RRAF voldoet aan zijn verplichtingen onder de AVG door het up to date houden van persoonlijke gegevens; door deze zorgvuldig op te slaan en te verwijderen; door geen buitensporig grote hoeveelheden gegevens te verzamelen; door de persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang en openbaarmaking en door het te zorgen dat de juiste technische maatregelen toegepast worden om de persoonlijke gegevens te beschermen.
De RRAF gebruikt persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:
- Voor het aanbieden van vrijwillige service aan de aangesloten leden
- Voor het beheren van de lidmaatschapsadministratie
- Voor het bevorderen van de belangen van de fellowship
- Voor het beheren van de inkomsten in de financiële administratie
- Voor het informeren van de leden over relevant nieuws, gebeurtenissen , activiteiten en diensten
- Voor het op de hoogte houden van de leden over de georganiseerde evenementen door de RRAF en de ACHAFR.
- De verwerking van persoonlijke gegevens vindt door de RRAF uitsluitend plaats met betrekking tot leden, oud leden of zij die regelmatig contacten met ons hebben voor het behartigen van bovengenoemde doelen.
- Er vindt geen openbaarmaking aan derden plaats zonder toestemming.
- het delen van persoonlijke Gegevens
Persoonlijke gegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk en worden uitsluitend gedeeld met andere leden van de RRAF of ACHAFR om service te verlenen aan leden of voor de doelen die verbonden zijn met de RRAF of ACHAFR.
- opslag Van Persoonlijke Gegevens
De RRAF bewaart de actuele contact informatie en tot maximaal 6 jaar na het kalenderjaar waarop het betrekking heeft.
6 Rechten van de leden
Tenzij onderworpen aan een uitzondering binnen de AVG hebben de leden de volgende rechten in relatie tot hun persoonlijke gegevens:
- Het recht een kopie op te vragen van de gegevens die de RRAF over het betreffende lid heeft opgeslagen.
- Het recht om de RRAF te vragen om incorrecte persoonlijke gegevens te corrigeren als blijkt dat deze foutief of achterhaald zijn.
- Het recht om te verzoeken om persoonlijke gegevens te verwijderen als deze niet(meer) nodig zijn voor de RRAF.
- Het recht van een lid om de toestemming voor de verwerking van zijn persoonlijke gegevens in te trekken.
- Het recht om in geval van een meningsverschil met betrekking tot de verwerking van persoonlijke gegevens de gegevensverwerking te stoppen.
- Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonlijke data (waar toepasbaar).
- Het recht om een klacht in te dienen bij de secretaris van het bestuur.
7 Toekomstige ontwikkelingen
Als het bestuur persoonlijke gegevens wil gebruiken voor een nieuw doel dat niet wordt gedekt binnen dit protocol, zal het bestuur met een memo komen waarin dit nieuwe gebruik wordt uitgelegd met de bijbehorende verwerkingscondities, alvorens met dit nieuwe gebruik aan te vangen. Waar en wanneer dit noodzakelijk is zal geprobeerd worden om voorafgaande toestemming te verkrijgen.
8 Contact
Om alle relevante rechten, onderzoeken of klachten uit te oefenen wordt verzocht om in eerste instantie contact op te nemen met de secretaris van het bestuur.
Gegevens bescherming beleid
Dit beleid geldt voor alle leden van het bestuur.
Introductie
Het doel van dit beleid is om de RRAF in staat te stellen om:
- Aan de wet te voldoen voor wat betreft de gegevens die over individuen worden vastgelegd.
- Te werken volgens “good practice “
- De RRAF leden te beschermen
- De RRAF te beschermen tegen de consequenties van het niet nemen van zijn verantwoordelijkheid.
Gegevens Bescherming Wet
Als vereniging onder de Nederlandse wet implementeert de RRAF de VGA waarbij individuen het recht krijgen te weten welke informatie over hem wordt bijgehouden. Het zorgt voor een model om zeker te zijn dat persoonlijke informatie op een juiste manier wordt verwerkt. Het betreft adreslijsten waarin naam, adres, land, (voormalig) Rotary club, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer en merk, type en bouwjaar van de auto(s) zijn opgenomen.
De wet werkt op 2 manieren:
Ten eerste wordt gesteld dat iedereen die persoonlijke informatie verwerkt zich moet houden aan 8 principes die er voor zorgen dat de persoonlijke informatie is:
- Eerlijk en wettelijk is verwerkt
- Verwerkt is voor beperkte doelen
- Adequaat, relevant en niet buitensporig (uitgebreid)
- Nauwkeurig en actueel
- Niet langer bewaard wordt als noodzakelijk
- Verwerkt wordt in lijn van de rechten van de betreffende persoon
- Nauwkeurig
- Niet wordt overgedragen aan andere landen zonder adequate beschermende maatregelen
Het tweede deel geeft belangrijke rechten aan individuen, inclusief het recht om te weten welke persoonlijke informatie bewaard wordt in computerbestanden en papieren bestanden.
Beleidsverklaring
RRAF zal:
- Voldoen aan zowel de wet als aan een praktische werkwijze
- De individuele rechten respecteren
- Open en eerlijk zijn met individuen wiens gegevens zijn opgeslagen
- Biedt training en ondersteuning voor diegenen die persoonlijke gegevens verwerken, zodat ze vertrouwelijk en eenduidig kunnen werken.
RRAF onderkent dat zijn eerste prioriteit onder de wet is het voorkomen van schade aan individuen.
Informatie over leden zullen eerlijk, veilig en niet onwettelijk ter beschikking worden gesteld.
De RRAF zal geen leden gegevens aan derden ter beschikking stellen zonder uitdrukkelijke toestemming.
Ten tweede streeft de wet ernaar te verzekeren dat rekening gehouden wordt met de rechtmatige zorgen van individuen over de wijze waarop hun gegevens gebruikt worden.
Om open en transparant te zijn, zoekt de RRAF naar zoveel als mogelijk en redelijk keuzes om individuen te informeren over welke gegevens over hun zijn opgeslagen en hoe het verwerkt wordt.
RRAF streeft er naar de verwerking van persoonlijke gegevens uit te voeren in overeenstemming met de principes van gegevens bescherming en het RRAF vertrouwelijkheidsbeleid.
Maar: alles wat hier genoemd is wordt bepaald door de overkoepelende zorg voor het welzijn van individuen.
Bestuur: Goedkeuring op …………… te ……….
Voorzitter:
Secretaris:
Penningmeester:
Hostmanager:
Dit document is goed gekeurd op de Algemene leden vergadering van ……………… te ………
In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG) en binnen het aan mij bekende Protocol van de RRAF (zie bijlage) als volgt toestemming aan de RRAF voor het vastleggen en verwerken van onderstaande persoonlijke gegevens:
Een j(a) betekent toestemming (klik in Word op het hokje) 2x klikken indien je het hokje weer leeg wilt maken.
Geen j geen toestemming
Enkele vakjes zijn vast ingevuld vanwege de minimale eis aan de ledenadministratie en bij deelname aan evenementen.
RRAF bij deelname RRAF website
Gegevens ledenadministratrie evenementen achter leden
Secretarieel en financieel RRAF en ACHAFR openbaar wachtwoord
Voornaam j j ☐ ☐
Achternaam j j ☐ ☐
Voornaam partner ☐ ☐ ☐ ☐
Achternaam partner ☐ ☐ ☐ ☐
Woonadres j ☐ ☐ ☐
Telefoon vast ☐ ☐ ☐ ☐
Telefoon mobiel j j ☐ ☐
Email adres j j ☐ ☐
Whats app ☐ ☐ ☐ ☐
Merk+type auto(s) j j ☐ ☐
Foto’s auto(s) j ☐ ☐
Kenteken auto ☐ j ☐ ☐
Hierbij mijn toestemming voor registratie van mijn persoonlijke gegevens als boven door mij aangegeven aan het bestuur van de RRAF.
Naam: Woonplaats: